Controlling in der Werkstatt
Als KFZ-Mechaniker oder Werkstattleiter kennst du das: Die Margen sinken, die Kosten steigen, und jeder Euro zählt. Viele Unternehmer in der Automobilbranche haben dabei oft das Gefühl, im Dunkeln zu tappen – hohe Materialkosten, ineffiziente Prozesse und die ständige Notwendigkeit zur Weiterbildung der Mitarbeiter machen es nicht einfacher. Wie kannst du dein Controlling so aufstellen, dass es nicht nur ein lästiges Übel bleibt, sondern zu deinem besten Freund wird?
Die richtigen Kennzahlen für gutes Controlling
1. Betriebliche Auslastung
Wie viele Stunden eines produktiven Mitarbeiters lassen sich tatsächlich verkaufen? Hier schlummert oft enormes, bislang unentdecktes Potenzial. Die Kennzahl „Verkaufte Stunden zu Anwesenheitsstunden“ (auch Auslastung genannt) ist eine der wichtigsten betriebswirtschaftlichen Steuergrößen in jeder Werkstatt – Ziel ist eine möglichst hohe Quote, idealerweise über 75 %. Fakturierst du nur 60 % deiner Anwesenheitsstunden, bleibt bares Geld auf der Strecke.
Häufig liegt die Differenz zwischen Anwesenheit und verrechneten Stunden dabei nicht an mangelnder Auslastung, sondern an fehlender Transparenz, ungenauer Zeiterfassung oder nicht abgerechneten Zusatzleistungen. Für ein gutes Controlling solltest du dir daher ansehen:
- Werden alle Leistungen vollständig und korrekt erfasst?
- Gibt es Leerlaufzeiten, die vermieden werden könnten?
- Sind deine Mitarbeiter optimal eingesetzt?
- Nutzt du digitale Tools, um Aufträge und Zeiten effizient zu steuern?
Wenn eine halbe Stunde pro Werkstattmitarbeiter und Tag zusätzlich verkauft wird (bei 3,3 produktiven Mitarbeitern)
2. Realisierter Stundenverrechnungssatz
Zwischen dem offiziellen Stundenverrechnungssatz und dem tatsächlichen Ertrag pro Stunde klafft in vielen Betrieben eine beachtliche Lücke. Der ausgehangene Satz ist zwar eine wichtige Orientierung – entscheidend ist aber, was nach Abzug aller direkten und indirekten Kosten wirklich übrig bleibt. Es zählt nicht nur, wie viel du abrechnest, sondern wie effizient du abrechnest.
Kennst du deinen Mindeststundensatz zur Kostendeckung – also den Betrag, den du mindestens pro Stunde erzielen musst, um nicht draufzuzahlen? Dieser verändert sich laufend, durch Lohnerhöhungen, Inflation, steigende Energiekosten oder Investitionen.
Bereits eine Erhöhung von 4 € pro Stunde bedeutet das bei 3,3 Mitarbeitern und 75 % Auslastung
3. Aktive Kalkulation der Verschleiß- und Ersatzteile
Nicht nur im Einkauf liegt das Potenzial, auch der Verkauf bestimmt den Gewinn. Meist wird nur über den Stundenverrechnungssatz gesprochen – dabei kommt ein Drittel des gesamten Rohertrags einer Werkstatt aus den Materialerträgen.
Viele Betriebe kalkulieren nur die gängigen Ersatzteile mit einem fixen Aufschlag – etwa Bremsen, Filter, Öle. Nicht-Schnelldreher, also weniger häufig verbaute, aber oft teurere Komponenten, werden dagegen oft ohne saubere Kalkulation weitergegeben. Auch Kleinteile und Zubehör wie Kabelbinder, Dichtungen, Schrauben oder Schellen sind stille Margenträger – oder stille Verlustquellen, wenn sie nicht oder nur unzureichend verrechnet werden. Über den Monat summieren sich diese Teile schnell zu mehreren hundert Euro, bei größeren Werkstätten sogar zu mehreren tausend.
Was du dafür tun kannst:
- Kalkuliere auch seltene Teile aktiv statt sie ohne Aufschlag weiterzugeben.
- Erfasse Kleinteile transparent – richte z. B. eine automatisch berechnete Position „Kleinteilepauschale“ ein (mehr dazu in unserem Artikel zu Nebenkosten in der Werkstatt).
- Analysiere regelmäßig den Rohertrag pro Stunde.
Wird die Durchschnitts-Marge durch diese Maßnahmen um nur ca. 4 Prozentpunkte auf ca. 42 % angehoben (bei 3,3 produktiven Mitarbeitern)
Vergleiche mit Mitbewerbern
Werkstätten sollten Durchschnittswerte der Branche beobachten und sich mit anderen Werkstätten in ihrer Umgebung vergleichen, um wettbewerbsfähig, effizient und kundenorientiert zu bleiben:
- Marktposition verstehen: Der Vergleich mit Branchen-Durchschnittswerten (z. B. Umsatz pro Auftrag, Reparaturdauer, Stundensätze) zeigt, wo du im Markt stehst.
- Optimierungspotenziale erkennen: Arbeiten andere Werkstätten bei gleichen Leistungen schneller oder günstiger, lohnt sich ein Blick auf deine eigenen Abläufe und Preise.
- Preisgestaltung realistisch anpassen: Zu hohe Preise schrecken Kunden ab, zu niedrige mindern deinen Gewinn.
- Personal und Kapazitäten richtig einsetzen: Haben andere Werkstätten ähnlicher Größe mehr Aufträge oder kürzere Durchlaufzeiten, deutet das auf optimierbare Prozesse oder Personaleinsatzplanung hin.
- Strategische Entscheidungen treffen: Investitionen (z. B. neue Hebebühnen, Tools, Digitalisierung) lassen sich leichter einschätzen, wenn du weißt, was in der Branche Standard ist.
- Kundenbindung und Außenwirkung verbessern: Werkstätten, die sich bewusst mit dem Wettbewerb vergleichen und daran wachsen, wirken professioneller und vertrauenswürdiger.
Controlling mit dem Kennzahlen-Kompass Autoservice
Hilfestellung bei der Orientierung im Kennzahlen-Dschungel gibt der Kennzahlen-Kompass Autoservice. Er zeigt dir die wichtigsten Kennzahlen für deinen KFZ-Betrieb im Vergleich zu Durchschnitts- und Benchmark-Werten der Branche – du siehst also genau, wie die wirtschaftliche Situation deines Betriebs im Vergleich zu den Kollegen aussieht.
