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Was du über die ERechnung wissen solltest

E-Rechnungspflicht für Werkstätten

Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) wird in der gesamten EU auch für Werkstätten Pflicht. Betreiber von Softwarelösungen, Rechnungsprogrammen und Steuerberater sowie wir von easyWerkstatt beschäftigen uns intensiv mit dem Thema. Du als Unternehmer hast noch etwas Zeit – die Umstellung in Deutschland erfolgt auf jeden Fall schrittweise, da einige Bestimmungen noch nicht final geklärt sind.

Ab wann gilt die Verpflichtung zur E-Rechnung?

Ab dem 01.01.2025 muss jedes Unternehmen eine E-Rechnung empfangen können – dafür ist dein Buchhaltungsprogramm oder dein Steuerberater zuständig. Für den Versand gelten Übergangsregelungen:

  1. 01.01.2025

    Empfang von E-Rechnungen muss für jedes Unternehmen möglich sein.

  2. Bis Ende 2026

    B2B-Rechnungen dürfen mit Zustimmung des Empfängers weiterhin wie bisher ausgestellt werden.

  3. Bis Ende 2027

    Unternehmen mit weniger als 800.000 € Umsatz dürfen mit Zustimmung des Empfängers weiterhin wie bisher ausstellen.

  4. Ab 2028

    Jede B2B-Rechnung muss der neuen Verordnung entsprechen.

E-Rechnung mit easyWerkstatt erstellen

Mit easyWerkstatt kannst du E-Rechnungen ganz bequem versenden: Du erstellst deine Rechnungen wie gewohnt im Programm und nutzt anschließend die E-Rechnungsfunktion.

Warum gibt es die E-Rechnungspflicht?

Im Rahmen der Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA) will die EU-Kommission das Mehrwertsteuersystem an das digitale Zeitalter anpassen – einerseits um es zu vereinfachen, andererseits um Betrugsversuche zu minimieren. Teil des Maßnahmenpakets ist neben der elektronischen Rechnung auch eine einheitliche EU-Mehrwertsteuerregistrierung.

Seit wann gibt es E-Rechnungen?

AT/DE

Österreich & Deutschland

Für Rechnungen an öffentliche Einrichtungen (Gemeinde, Land, Bund) gilt die elektronische Rechnungsübermittlung bereits seit 2019.

CH

Schweiz

Über das EDA schon seit 2012 möglich. Ob und ab wann die E-Rechnung auch für Geschäfts- oder Privatkunden verpflichtend wird, ist noch nicht bekannt.

IT

Italien

Bereits seit 2019 im Einsatz und mittlerweile in jedem Betrieb Pflicht.

Was ist eine E-Rechnung bzw. XRechnung?

Einfach ausgedrückt: eine Rechnung, die von einem Computer gelesen und verarbeitet werden kann. Sie …

  • ist in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt und maschinell lesbar
  • ermöglicht eine komplett elektronische Verarbeitung
  • entspricht der europäischen Norm und den Syntaxen gemäß RL 2014/55/EU (CEN-Norm EN 16931)
  • lässt sich mit allen nach dem UStG erforderlichen Angaben vollständig in ein normkonformes Format exportieren

Diese Anforderungen erfüllen z. B. die XRechnung, die schon im öffentlichen Auftragswesen zum Einsatz kommt, oder das hybride ZUGFeRD-Format (PDF-Dokument kombiniert mit XML-Datei).

Vorteile der E-Rechnung gegenüber Papier- und Office-Rechnungen

  • Automatische Übertragung in Buchhaltungsprogramme bzw. ERP-Systeme
  • Weniger Fehlerquellen und Tippfehler
  • Automatisierte Auswertungen möglich
  • Weniger Kosten für Papier, Drucker und Post
  • Weniger Zeitaufwand in der Buchhaltung
  • Zusätzliche Sicherheit durch digitale Signaturen, die Integrität und Authentizität belegen

Was muss ich als easyWerkstatt-Nutzer tun?

Arbeitest du bereits mit einem guten Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm wie easyWerkstatt, musst du dir keine Sorgen machen – wir behalten die gesetzlichen Vorgaben im Blick und nehmen die nötigen Anpassungen im Programm vor. Erstellst du deine Rechnungen dagegen noch mit Word oder Excel, lohnt sich der Umstieg auf eine digitale Lösung so bald wie möglich.

Ein paar Punkte, die du im Blick behalten solltest:

  • Überprüfe, ob deine aktuellen Rechnungsprozesse den neuen Anforderungen entsprechen.
  • Schule dein Team im Umgang mit der E-Rechnungssoftware.
  • Informiere Kunden und Lieferanten rechtzeitig über die Umstellung.
  • Beachte die genannten Übergangsfristen, um keine Sanktionen zu riskieren.

Rechtliche Grundlagen für KFZ-Betriebe in Deutschland

  • EU-Richtlinie 2014/55/EU: Seit 18.04.2019 müssen alle öffentlichen Auftraggeber in der EU – auch deutsche – E-Rechnungen akzeptieren.
  • Umsatzsteuergesetz (UStG): E-Rechnungen müssen die Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten.
  • Signaturgesetz (SigG): Eine elektronische Signatur ist nicht zwingend erforderlich, wird aber wegen der zusätzlichen Sicherheit oft bevorzugt.
  • Elektronische Rechnungsverordnung (ERechV): Regelt die technischen Anforderungen an Format und Übermittlung.
  • Archivierungspflicht: E-Rechnungen müssen archiviert werden – die Aufbewahrungspflicht beträgt in der Regel 10 Jahre.

Sicherheit und technische Voraussetzungen

Für den sicheren Versand und Empfang gelten die üblichen IT-Grundregeln: verschlüsselte Übertragung (SSL/TLS), digitale Signaturen, Empfang nur von vertrauenswürdigen Absendern sowie aktuelle Firewalls und Virenschutz.

Technisch brauchst du dafür einen Computer bzw. ein mobiles Gerät, eine zuverlässige Internetverbindung, ein kompatibles Buchhaltungs- bzw. ERP-System und eine E-Rechnungssoftware. Nutzt du bereits easyWerkstatt, ist Letzteres kein Thema mehr für dich.

Was, wenn Kunden lieber Papierrechnungen wollen?

  • Flexibilität bieten: Manche Kunden bevorzugen aus persönlichen oder betrieblichen Gründen weiterhin Papierrechnungen.
  • Aufklären: Erkläre die Vorteile der E-Rechnung – Zeit- und Kostenersparnis, Umweltfreundlichkeit, Effizienz.
  • Unterstützen: Biete Kundensupport an, um Kunden mit dem neuen Prozess vertraut zu machen.

Was kostet die Umstellung?

Die Kosten hängen stark von deiner Ausgangslage ab – etwa ob du bereits eine geeignete Rechnungssoftware nutzt, wie viel Schulungsaufwand für dein Team anfällt und ob bestehende Buchhaltungssysteme integriert werden müssen. In manchen Regionen gibt es dafür auch Förderungen für kleine und mittlere Unternehmen – ein Blick auf lokale Fördermöglichkeiten kann sich lohnen. Nutzt du bereits easyWerkstatt, hältst du diesen Aufwand ohnehin gering.

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