Lohnverrechnung selber machen in Österreich
„Die Lohnverrechnung in Österreich ist extrem kompliziert, kaum ein Unternehmen macht das selbst“, dachten wir bis jetzt. Vielleicht stimmt das auch – aber für kleine Firmen mit ein paar Mitarbeitern, die sehr regelmäßig arbeiten, ist es auf jeden Fall machbar.
Warum wollten wir die Lohnverrechnung selbst machen?
Bis vor Kurzem hatten wir einen externen Lohnverrechner, und der Ablauf war so: Einmal am Monatsende kam ein PDF mit allen Lohnzetteln und einem Auszahlungsjournal mit allen Beträgen für die Überweisungen an Mitarbeiter, Finanzamt, Gesundheitskasse und so weiter. Jemand musste sich hinsetzen, das PDF in einzelne Lohnzettel aufteilen, an alle Mitarbeiter einzeln versenden und anschließend alle Überweisungen ins Netbanking eintippen. Änderte sich bei einem Mitarbeiter etwas, schickten wir eine E-Mail.
Das System hatte für uns vier Nachteile:
- Langweilige Arbeit, die sich leicht automatisieren ließe
- Kosten für die Lohnverrechnung
- Die gesamten Lohnkosten erfuhren wir erst am Monatsende
- Wir konnten selbst nichts ändern
Darum recherchierten wir und fanden Lohnbot. Das System haben wir gleich getestet, um die Lohnverrechnung selbst zu machen.
Was macht Lohnbot?
Lohnbot macht erstmal alles, was vorher der Lohnverrechner gemacht hat. Zusätzlich versendet er die Lohnzettel gleich einzeln an die Mitarbeiter und erzeugt zwei XML-Dateien für die Banküberweisungen. Der größte Vorteil in unseren Augen: Alle Einstellungen zu Mitarbeitern, Dienstverhältnissen und Gehältern lassen sich selbst vornehmen – und es ist nicht kompliziert.
Wie haben wir den Umstieg gemacht?
Zuerst haben wir uns für einen Testzugang angemeldet – das geht sofort unter app.lohnbot.at und ist genauso einfach wie bei easyWerkstatt.
Dann haben wir alle Mitarbeiter und Dienstverhältnisse angelegt. Das war etwas Aufwand, aber die meisten Infos hatten wir sowieso, und einen Teil konnten wir aus den alten Lohnzetteln herausfinden. Was nicht klar war, erklärt entweder das Programm selbst oder der Support.
Es gibt außerdem einen Kennenlernmodus, mit dem du erstmal alles ausprobieren kannst, sowie die Möglichkeit festzulegen, ab welchem Monat du mit Lohnbot arbeiten willst und ab wann die Daten direkt an die Körperschaften (Gesundheitskasse usw.) weitergegeben werden.
Welche Daten zur Firma braucht Lohnbot?
- Kollektivvertrag
- Zuständiges Finanzamt
- Steuernummer
- Gesundheitskasse und Beitragsnummer
- Gemeinde bzw. Magistrat und Kontodaten
- Arbeitsstättenadresse
Einen Mitarbeiter anlegen
Kurz gesagt: sehr einfach. Das Formular ist gut gestaltet, und neben Feldern, die etwas Erklärung brauchen, sitzt ein Fragezeichen mit genaueren Informationen.
Dienstverhältnis anlegen
Sind die Stammdaten eingetragen, legst du das Dienstverhältnis an. Das Gehalt gibst du über den Reiter „Übersicht“ ein – es kann jederzeit geändert werden, und bevor die Daten rausgehen, lässt sich alles nochmal kontrollieren.
In dieser Übersicht werden alle Mitarbeiter mit Lohn- und Lohnnebenkosten für den ausgewählten Monat angezeigt. Passt alles, klickst du unten auf „Abschließen“ – den Rest erledigt Lohnbot.
Monat für Monat bleibt dann nur noch: einmal auf diesen Knopf drücken und anschließend die XML-Datei ins Netbanking hochladen bzw. den Buchhaltungsexport an den Buchhalter weiterleiten. Man könnte den Klick sogar automatisch an einem festen Datum auslösen lassen – uns ist es aber lieber, die Daten vorher nochmal zu sehen, auch wenn wir bisher nie etwas ändern mussten.
Fazit zur eigenen Lohnverrechnung
Nach 3 Monaten mit Lohnbot sind wir sehr zufrieden mit der Entscheidung umzusteigen. Es ist weniger Aufwand, und die Kosten für die Lohnverrechnung sind auf etwa die Hälfte geschrumpft. Während des Umstiegs sind ein paar Fragen aufgetaucht, und man muss sich schon etwas damit beschäftigen, damit es klappt – aber es ist es auf jeden Fall wert.
