Rechnungen ändern – Wann und wie?

17. August 2017

Manchmal passieren Fehler, und du musst eine bereits erstellte Rechnung nachträglich ändern. Doch darf man das einfach so? Grundsätzlich darfst du unrichtige Rechnungen richtigstellen. Allerdings gibt es einiges zu beachten, wenn der Kunde die Rechnung bereits erhalten, in seiner Buchhaltung erfasst oder sogar schon die Vorsteuer geltend gemacht hat.

Die vier Fälle im Überblick

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   Rechnung ist noch nicht gedruckt

   Alle Änderungen sind problemlos zulässig.

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   Rechnung ist gedruckt, aber noch nicht ausgehändigt

   Änderungen sind zulässig, wenn die ursprüngliche Rechnung vernichtet und die berichtigte Rechnung ausgehändigt wird.

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   Rechnung ist an den Kunden ausgehändigt

   Änderungen sind zulässig, wenn auf der Rechnung vermerkt wird, dass es sich um eine berichtigte Rechnung handelt, und diese erneut ausgehändigt wird. Alternativ kann die Rechnung per Gutschrift storniert und neu ausgestellt werden.

4. 4

   Rechnung wurde ausgehändigt und bezahlt

   Änderungen sind auch hier zulässig, wenn ein Hinweis auf der berichtigten Rechnung steht und diese dem Kunden erneut ausgehändigt wird. Zusätzlich muss die Betragsdifferenz ausgeglichen werden. Empfehlenswert ist hier ohnehin, eine Gutschrift und eine neue Rechnung zu erstellen.

Das Problem mit der Umsatzsteuer

Der wichtigste Punkt, den es dabei zu verstehen gilt, ist die Umsatzsteuerschuld. Ändern sich auf der Rechnung nur Daten oder Texte, ist das in der Regel kein Problem. Genauer ansehen solltest du dir die Sache, wenn sich die UID-Nummer, der Steuersatz oder der Betrag ändert. Dann ändert sich nämlich entweder der Betrag, den du als Aussteller der Rechnung an Umsatzsteuer abführen musst, bzw. den der Empfänger als Vorsteuer geltend machen kann – oder sogar die Identität des Partners, der die Vorsteuer geltend machen kann.

Einfacher gesagt: Der Aussteller der Rechnung muss die ausgewiesene Umsatzsteuer ans Finanzamt bezahlen, und der Empfänger kann sich die Steuer, sofern er vorsteuerabzugsberechtigt ist, vom Finanzamt zurückholen. Bekommen bzw. bezahlen beide Parteien nicht dieselbe Summe, ist das ein Problem.