Zeitmanagement in der Werkstatt verbessern
Ein zentraler Grund, warum viele Unternehmer über Zeitdruck und zu viel Arbeit klagen, ist unzureichendes Zeitmanagement. KFZ-Werkstätten bilden da keine Ausnahme. Ein wichtiger Hebel dabei: das Delegieren von Aufgaben. Doch selbst wer Aufgaben abgeben kann, macht das erfahrungsgemäß noch lange nicht immer richtig.
Gutes Zeitmanagement heißt nicht, den Tag in Viertelstunden-Häppchen einzuteilen und stur nach Plan jede Minute abzuarbeiten. Es bedeutet vielmehr, zu lernen, relativ frei zu sein und Herr über die eigene Zeit zu werden.
Aufgaben sinnvoll planen
Jeder hat nur begrenzt Zeit zur Verfügung, um eine bestimmte Menge an Aufgaben abzuschließen. Besonders viel Druck entsteht, wenn der ganze Tag für eine einzige große Aufgabe draufgeht – unterbewusst wächst der Druck mit jeder Minute, die verstreicht.
Am wichtigsten bei der Planung ist deshalb, dass immer genug Zeit zur Bewältigung einer Aufgabe eingeplant ist. Sonst schlägt der Druck schnell in ein überwältigendes Gefühl um, das wiederum am Selbstvertrauen nagt. Setz dir also straffe, aber realistische Ziele – so, dass sie gut erreichbar sind, wenn du sie konsequent und ohne Ablenkung abarbeitest.
Prioritäten setzen mit dem Eisenhower-Prinzip
Statt 100 Aufgaben untereinanderzuschreiben und zu hoffen, dass am Ende möglichst viele davon erledigt werden, macht es mehr Sinn, sie zu priorisieren. Eine bewährte Methode dafür ist das Eisenhower-Prinzip: Jede Aufgabe wird nach Dringlichkeit und Wichtigkeit einem von vier Feldern zugeordnet.
Dringend & wichtig
Deadlines, die heute oder in einer Stunde enden oder bereits abgelaufen sind. Termingebundene Aufgaben oder solche, die bei Nichterledigung das ganze System durcheinanderbringen.
Wichtig, nicht dringend
Sobald die dringenden Aufgaben erledigt sind, kommen diese an die Reihe. Sie müssen nicht sofort passieren, verdienen aber einen festen Platz im Kalender.
Dringend, nicht wichtig
Aufgaben, die zwar Zeitdruck haben, aber nicht zwingend von dir selbst erledigt werden müssen. Gib sie an einen Kollegen, Mitarbeiter oder externen Partner ab.
Weder dringend noch wichtig
Nicht zeitkritisch oder erst in einiger Zeit fällig. Aufgepasst: Nicht zu viele Aufgaben auf diesen Stapel schieben, die eigentlich wichtig wären.
Nur die wichtigsten Aufgaben musst du zwangsweise selbst erledigen. Der Rest lässt sich delegieren – an externe Partner, einen Kollegen oder einen Mitarbeiter. Wichtig ist dabei immer, die Wirtschaftlichkeit im Blick zu behalten: Es geht darum, herauszufinden, wer welche Aufgabe am besten übernimmt.
Auch Nein sagen gehört dazu
Jeder kennt das Gefühl, alles für jeden erledigen zu wollen. So freundlich das klingt, so unpraktisch ist es im Werkstattalltag. Du kannst nicht jedem helfen oder jeden kostenlos beraten – das geht einfach nicht. Neben Planen, Priorisieren und Delegieren gehört deshalb auch dazu, sich bewusst zu entscheiden, welche Aufgaben gar nicht erledigt werden.
Zieht man diese Vorgehensweise ein paar Wochen lang konsequent durch, zeigt sich schnell: Am späten Nachmittag müssen nur noch Kleinigkeiten erledigt werden. Und man selbst fühlt sich entspannter, weil alles Dringende und Wichtige längst erledigt ist.
