Keine Angst vor der Buchhaltung
Was machst du lieber – einen komplexen Motor reparieren oder stundenlang Belege sortieren? Die Antwort ist klar, doch die Buchhaltung gehört nun mal zum Geschäft. Die gute Nachricht: Dank moderner Softwarelösungen muss die Vorbereitung für deinen Steuerberater keine lästige Mammutaufgabe mehr sein.
Das Ziel: Deine Werkstatt kümmert sich um die Kundenfahrzeuge, easyWerkstatt um die korrekten Ausgangsrechnungen und Exportdateien – und dein Steuerberater um den Rest.
Was musst du dafür tun?
Das tägliche Geschäft – Rechnungen, Angebote, Aufträge – erledigst du wie gewohnt in easyWerkstatt. Das ist die halbe Miete, denn alle Einnahmen werden dabei automatisch und GoBD-konform erfasst und dokumentiert. Dein Aufwand reduziert sich damit auf zwei Punkte.
1. Die Verwaltung der Eingangsrechnungen
easyWerkstatt erstellt die Ausgangsrechnungen automatisch und liefert die korrekten Exportdaten für deine Steuerberatung. Was extern verwaltet werden muss, sind die Eingangsrechnungen – also Belege für:
- Material- und Teilelieferanten
- Miete, Pacht, Leasingraten
- Betriebskosten (Strom, Gas, Wasser, Internet)
- Werkzeuge, Büromaterial, Verbrauchsmaterial
- Tankbelege und Reisekosten
- Lohn- und Gehaltsunterlagen (die meisten Kanzleien erledigen das, aber die monatlichen Abrechnungen musst du übergeben)
- Bankauszüge (auch wenn viele Kanzleien diese direkt abrufen können)
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Beleg sofort digitalisieren
PDF-Rechnung per E-Mail oder Papierbeleg in die Hand gedrückt – sofort digitalisieren. Papierbelege direkt mit dem Smartphone fotografieren oder scannen, PDF-Rechnungen gleich in einen Ordner verschieben.
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Zentrale Ablage
Alle digitalisierten Eingangsrechnungen monatlich sortiert in einem einzigen Cloud-Ordner speichern (z. B. OneDrive, Dropbox, Google Drive).
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Monatliche Übergabe
Am Monatsende bekommt deine Kanzlei einen Link zum aktuellen Monats-Ordner oder die Dateien landen in einem gemeinsamen Austauschportal – gesammelt, vollständig und digital.
2. Die Einrichtung des Buchhaltungsexports
Unter „Optionen → Buchhaltung“ legst du einmalig die notwendigen Voreinstellungen fest. Hier werden in Absprache mit der Steuerberatung die Erlöskonten, Steuercodes und – für DATEV-Nutzer – die Berater- und Mandantennummer eingetragen. Dank dieser Voreinstellung sind die Ausgangsdaten von easyWerkstatt so aufbereitet, dass sie perfekt in Buchhaltungsprogramme wie DATEV, BMD oder RZL passen.
Das kann exportiert werden:
- Ausgangsrechnungen: alle erstellten Rechnungen im passenden Format (CSV, DATEV, PDF etc.)
- Kassenbuch: eine lückenlose, chronologische Aufzeichnung aller Bareinnahmen und -ausgaben
- Berichte: Übersichten über Einnahmen, Umsätze und mehr
- Kunden- und Fahrzeugdaten: für eine saubere Debitoren-Verwaltung
- Positionen: welcher Artikel wurde wann und wie oft verkauft
- Reifenlager: welche Kundenreifen sind eingelagert
- §57a / TÜV-Prüfungen: wann die nächste Überprüfung fällig ist
Praktisch: Ein eigener Zugang für deinen Steuerberater
Der größte Zeit- und Nervensparer ist ein eigener Benutzer für deine Steuerberatung: Statt jeden Monat mühsam Exportdateien zu ziehen und zu versenden, ruft die Kanzlei die notwendigen Daten einfach selbst ab, wann sie benötigt werden. Dazu lädst du unter „Optionen → Benutzer → Benutzer einladen“ die Mailadresse deiner Kanzlei ein – das Passwort legt der Benutzer selbst fest.
Zugriff nur auf Buchhaltungsrelevantes
Die Kanzlei sieht alle Rechnungen und das Kassenbuch und kann die notwendigen Buchhaltungsexporte selbst durchführen.
Eingeschränkte Sichtbarkeit
Der Zugriff beschränkt sich auf das wirklich Benötigte – keine privaten Notizen oder sonstige Werkstatt-Details, die für die Buchhaltung irrelevant sind.
Fazit für eine stressfreie Buchhaltung
easyWerkstatt ist mehr als nur ein Rechnungsprogramm – es ist dein Partner für eine weitgehend automatisierte Buchhaltungsvorbereitung. Konzentriere dich auf das, was du am besten kannst: Fahrzeuge warten und reparieren. easyWerkstatt und deine Steuerberatung kümmern sich um den Rest.
Kassenbuch und Buchhaltungsexporte sind entweder im Komplettpaket enthalten, oder du buchst sie im Kleinunternehmer- bzw. Basistarif als Zusatzpaket dazu. Insgesamt bleiben dir:
- Einmalig: Buchhaltungsexport-Einstellungen mit der Kanzlei abstimmen und in easyWerkstatt eintragen.
- Einmalig: Steuerberatung einen eigenen Benutzer-Account mit der Berechtigung „Steuerberater“ einrichten.
- Laufend: Eingangsrechnungen digital verwalten und gesammelt an die Kanzlei übergeben.
Häufige Fragen zum Buchhaltungsexport und Steuerberaterzugang
Ist easyWerkstatt ein Buchhaltungsprogramm?
Nein, easyWerkstatt ist ein Rechnungsprogramm bzw. DMS-System für deine Werkstatt. Für die eigentliche Buchhaltung gibt es bereits sehr gute und günstige Lösungen, die sich in Verbindung mit easyWerkstatt nutzen lassen.
Was muss ich als Werkstatt für die Buchhaltung noch selbst erledigen?
Du musst nur Eingangsrechnungen verwalten – also Belege für Materialeinkauf, Miete, Betriebskosten, Werkzeuge, Tankbelege und Ähnliches. Am besten fotografierst du Papierbelege sofort mit dem Smartphone und speicherst sie monatlich sortiert in einem Cloud-Ordner.
Wie übergebe ich die Belege am einfachsten an meine Kanzlei?
Speichere alle digitalisierten Eingangsrechnungen monatlich sortiert in einem Cloud-Ordner. Am Monatsende gibst du deiner Kanzlei einen Link zu diesem Ordner oder lädst die Dateien in ein gemeinsames Austauschportal hoch.
Was bringt ein eigener Zugang für die Steuerberatung?
Deine Kanzlei kann die benötigten Daten selbst abrufen, wann immer sie diese braucht – du musst nicht mehr jeden Monat manuell Exportdateien erstellen und versenden. Die Steuerberatung sieht dabei nur buchhaltungsrelevante Daten wie Rechnungen und das Kassenbuch, keine privaten Notizen oder anderen Werkstatt-Details.
Wie richte ich den Steuerberater-Zugang ein?
Gehe zu „Optionen → Benutzer → Benutzer einladen“ und versende eine Einladungsmail an die E-Mail-Adresse deiner Kanzlei. Wähle dabei die Berechtigung „Steuerberater“ aus – das Passwort kann sich der Benutzer selbst festlegen.
Welche Buchhaltungsprogramme werden unterstützt?
easyWerkstatt unterstützt die gängigen Buchhaltungsprogramme wie DATEV, BMD und RZL. Die Exportdateien sind so aufbereitet, dass sie direkt importiert werden können.
Wie richte ich den Buchhaltungsexport ein?
Unter „Optionen → Buchhaltung“ trägst du einmalig in Abstimmung mit deiner Steuerberatung die Erlöskonten, Steuercodes und – für DATEV-Nutzer – die Berater- und Mandantennummer ein. Diese Einstellung erfolgt nur einmal und sorgt dafür, dass die Daten perfekt zu deinem Buchhaltungssystem passen.
